Một sinh viên hỏi: “Công nghệ thông tin (CNTT) là gì? Khác biệt gì giữa dự án CNTT và dự án phần mềm? Vai trò của người quản lí CNTT là gì? Em học kĩ năng này ở đâu?”
Đáp: Về căn bản, công nghệ thông tin (CNTT) có thể được định nghĩa là dùng công nghệ để quản lí thông tin. Ngày nay trong thế giới được kết nối toàn cầu, thông tin có thể được truyền với tốc độ của internet và có nhiều thông tin sẵn có, nhưng không phải tất cả chúng đều hữu dụng. Điều quan trọng là chọn lọc chỉ những thông tin hữu dụng mà công ti có thể dùng. CNTT là quá trình thu nhận, xử lí, sàng lọc, lưu giữ rồi phát tán thông tin có ích cho đúng người vào đúng thời gian. CNTT cung cấp cho công ti ưu thế có ý nghĩa bằng việc tự động các qui trình doanh nghiệp để tăng tốc hiệu quả; cung cấp thông tin cho người đúng; kết nối doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp; và cải tiến năng suất và giảm chi phí. Do đó, CNTT là rộng hơn chỉ phần mềm vì nó bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ; vai trò của nó cũng có trong gióng thẳng với doanh nghiệp hơn là chỉ phát triển sản phẩm phần mềm.
Dự án CNTT là nhiệm vụ hay một khối lượng công việc có mục tiêu xác định yêu cầu thời gian và nỗ lực để hoàn thành. Dự án có thể chuyển giao sản phẩm hay cung cấp dịch vụ để hỗ trợ cho kinh doanh của công ti. Để thành công, dự án phải chuyển giao kết quả và ích lợi như được mong đợi trong thời gian, ngân sách và chất lượng. Với một sản phẩm phần mềm, nó phải đáp ứng các yêu cầu của dự án; với dịch vụ, nó phải cung cấp ích lợi cho công ti. Để quản lí dự án CNTT một cách hiệu quả, người quản lí dự án phải chọn lựa một vòng đời cho dự án cũng như phương pháp sử dụng tương ứng với kiểu và kích cỡ của dự án. Do đó, người quản lí dự án phải được đào tạo và có kinh nghiệm trong quản lí dự án. Người quản lí dự án phải quyết định cách các hoạt động quản lí sẽ được đạt tới, và người sẽ được đưa và trong tổ dự án. Người quản lí phải phân công vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền cho từng thành viên tổ ngay từ đầu dự án.
Vai trò của người quản lí dự án biến thiên tuỳ theo công ti và doanh nghiệp. Trong một số công ti, vai trò là rộng hơn nhiều vì nó bao gồm nhiều việc gióng thẳng doanh nghiệp; trong các công ti khác, nó có thể bị hạn chế vào việc chuyển giao sản phẩm. Về căn bản, người quản lí dự án CNTT phải đảm bảo rằng dự án được gióng thẳng với doanh nghiệp của công ti bằng việc xác định và biện minh nhu cầu cho dự án. Người quản lí dự án phải lập kế hoạch về cách chuyển giao sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng; cách quản lí mối quan hệ với khách hàng, người dùng, nhà cung cấp (nếu cần); cách xác định yêu cầu tài nguyên và đảm bảo chúng có thể được làm thành sẵn có khi được yêu cầu. Đây là những hoạt động mà nên được thực hiện trước khi dự án bắt đầu.
Người quản lí dự án CNTT phải lập kế hoạch dự án bằng việc hiểu các yêu cầu; ước lượng thời gian, chi phí và tài nguyên được cần để xây dựng sản phẩm hay cung cấp dịch vụ theo mong đợi của khách hàng và doanh nghiệp của công ti. Bản kế hoạch dự án phải làm tài liệu các ước lượng, lịch biểu, cũng như phân công cho các thàn viên tổ, các pha vòng đời, mô hình, phương pháp, sản phẩm hay dịch vụ, rủi ro. Bản kế hoạch phải là tài liệu động mà thường được cập nhất khi mọi sự thay đổi. Bản kế hoạch dự án phải được kiểm điểm và chấp thuận bởi cấp quản lí trước khi dự án bắt đầu.
Trong khi thực hiện dự án, người quản lí dự án phải giám sát các hoạt động; kiểm việc hoàn thành của từng hoạt động theo kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch tương ứng; cung cấp báo cáo tình trạnh cho người quản lí cấp cao và khách hàng; đo chất lượng và việc tuân thủ qui trình; giám sát và quản lí mọi rủi ro của dự án.
Đến cuối dự án, người quản lí dự án phải tính toán kết quả của dự án theo bản kế hoạch dự án và kết quả mong đợi; kiểm điểm mọi ích lợi được đạt tới bởi dự án; tiến hành kiểm điểm hậu dự án để đo ích lợi cũng như bất kì bài học nào được rút ra trong dự án cho việc dùng về sau; xác định nhu cầu về bất kì cải tiến hay bảo trì nào và đảm bảo rằng dự án được chuyển giao cho người dùng hay khách hàng tương ứng.
Người quản lí dự án CNTT là kĩ năng thường được dạy trong chương trình quản lí Hệ thông tin (ISM). Quản lí dự án phần mềm là kĩ năng thường được dạy trong chương trình Kĩ nghệ phần mềm (SE). Về tổng thể, không có mấy khác biệt giữa hai chương trình này, mặc dầu về chi tiết có những khác biệt nhỏ trong hai cách tiếp cận này.
—-English version—-
Information technology
A student asked: “What is information technology (IT)? What is the difference between an IT project and a software project? What is the role of an IT project manager? Where do I learn this skill?”
Answer: Basically, Information technology (IT) can be defined as using technology to manage information. Today in the global connected world, information can be transferred at the speed of the internet and there is much information available, but not all of them are useful. It is important to select only the useful information that a company can use. IT is the process of obtain, process, filter, storage then disseminate useful information to the right person at the right time. IT provides company significant advantages by automate business processes to speed up efficiency; provide information to the right person; connecting business with customers and suppliers; and improve productivity and reduce costs. Therefore, IT is much broader than just software as it involves both product and service; its role is also more in alignment with the business rather than just develop a software product.
IT project is a task or an amount of work that has specific objectives that requires time and efforts to complete. A project can deliver a product such as software or provide a service to support the business of the company. To be successful, a project must deliver the results and benefits as expected within the time, budgets and quality. For a software product, it must meet the requirements of the project; for a service, it must provide benefits to the company. To manage IT project effectively, project manager must select a life cycle for the project as well as the method to use according to the type and size of the project. Therefore, project manager must be trained and have experience in managing project. The project manager must decide how the management activities will be achieved, and who will be involved in the project team. The manager must assign roles, responsibilities and authority to each team member at the beginning of the project.
The role of the project manager varies depending on the company and business. In some companies, the roles are much broader as it involves more business alignment; in other, it may be restricted to the delivery of a product. Basically, IT project manager must ensure that the project is aligned with the business of the company by define and justify the need for the project. The project manager must plan how to deliver the product or service to customers; how to manage relationships with customers, users, suppliers (If needed); how to determine the resource requirements and ensure they can be made available when required. These are activities that should be done before the project starts.
The IT project manager must plan the project by understand the requirements; estimates time, costs, and resources needed to build the product or provide the service according to the customer‘s expectations and company business. The project plan must document estimates, schedule, as well as team members’ assignment, life cycle phases, model, methods, products or services, risks. The plan should be a dynamic document that frequently be updated when thing changes. The project plan must be reviewed and approved by management before the project start.
During the project, the project manager must monitor activities; check the completion of each activity against the plan and adjust the plan accordingly; provide status report to senior managers and customers; measure the quality and process compliance; monitor and manage all risks to the project.
At the end of the project, project manager should evaluate the outcome of the project against the project plan and expected outcomes; review any benefits achieved by the project; conduct a post project review to measure the benefits as well as any lessons learned during the project for further use; determine the need for any improvements or maintenance and ensure that the project is delivered to users or customers accordingly.
IT project manager is the skill often taught in Information System management program (ISM). Software project management is the skill often taught in Software Engineering program (SE). Overall, there is not much difference between these two, although in details there are some minor differences in these two approaches.
