Một người chủ công ti viết cho tôi: “Thầy đã viết trên blog của thầy rằng “Công nghệ đã làm thay đổi mọi thứ.” Vì nó liên tục thay đổi làm sao tôi đảm bảo được rằng công ti của tôi có thể thích nghi đủ nhanh bằng việc đầu tư vào công nghệ đúng? Xin thầy lời khuyên.”
Đáp: Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu này, khả năng ứng với thay đổi thị trường là mấu chốt. Bạn không thể ở đằng sau đối thủ cạnh tranh được mà phải nhanh chóng giành lấy ưu thế và tăng trưởng. Mặc dầu các nhà tư vấn thường nói với bạn rằng để thích nghi với thay đổi thị trường bạn cần công nghệ thông tin và thúc giục bạn mua nhiều trang thiết bị nhưng lời khuyên của tôi là bạn cần có công nhân có kĩ năng trước đã. Không có họ công nghệ không có nghĩa gì vì chính con người mới tạo ra, quản lí và vận hành công nghệ và thành công của bạn trong kinh doanh phụ thuộc nhiều vào công nhân có kĩ năng cao hơn là chỉ công nghệ.
Công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm) là đắt và nếu bạn không cẩn thận, bạn có thể lãng phí nhiều tiền. Là người chủ công ti, bạn phải chọn chỉ công nghệ hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn. Để làm điều đó bạn cần thuê người có tri thức để phát triển viễn kiến về cách công nghệ có thể giúp cho mục đích doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể cần thuê nhiều người tốt nghiệp đại học để giúp bạn làm tăng trưởng doanh nghiệp của bạn vượt lên trước đối thủ cạnh tranh. Bạn có thể tìm thấy một số người trong họ giữa những người tốt nghiệp trong Quản lí hệ thông tin vì họ được đào tạo để làm loại công việc đó. Công nghệ chỉ tốt vì những người quản lí nó cho nên bạn có thể cần nhìn vào một số đại học nào đó cung cấp kiểu đào tạo này. Người quản lí CNTT giỏi biết cách phát triển chiến lược CNTT để hỗ trợ cho mục đích doanh nghiệp; họ có thể lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá kết quả đầu tư CNTT để chắc rằng chúng gióng thẳng với phương hướng của công ti. Người quản lí CNTT sẽ tuyển mộ, lựa chọn, đào tạo công nhân mới trên các vấn đề CNTT và duy trì môi trường làm việc an ninh.
Có khác biệt giữa người quản lí CNTT và người quản lí doanh nghiệp, người tốt nghiệp từ các trường kinh doanh. Người quản lí CNTT được đào tạo trong công nghệ và doanh nghiệp để cải tiến tính hiệu quả và hiệu lực của công ti bằng việc xác định, thực hiện công nghệ trong công ti. Họ sẽ quản lí các dự án CNTT, mạng, cũng như mọi việc phát triển phần mềm bên trong công ti của bạn. Họ chịu trách nhiệm về các chiến lược CNTT để giải quyết với tính toán mây, tính di động, phần mềm như dịch vụ và các vấn đề chính sách, và các thủ tục để thực hiện chúng.
Thích ứng với thay đổi thị trường bắt đầu với việc lãnh đạo và chỉ đạo của bạn nhưng điều quan trọng là mọi người quản lí ở công ti của bạn hiểu và hỗ trợ nó. Điều này không dễ vì nhiều người quản lí thường sợ thay đổi có thể tác động tới vị trí của họ. Họ thà duy trì như cũ còn hơn thay đổi. Đó là lí do tại sao bạn cần tái cấu trúc công ti của bạn thành “Tổ chức phẳng” bằng việc giảm các mức quản lí để khuyến khích cộng tác và cho phép mức độ nào đó được có trách nhiệm với hành động của họ. Bạn phải phá vỡ quan liêu và phân cấp ngang qua toàn công ti của bạn, điều ngăn cản việc chia sẻ thông tin và làm quyết định, điều làm chậm lại năng suất và tăng trưởng của công ti của bạn. Chỉ bằng việc làm điều đó thì bạn mới có thể thực hiện hiệu quả việc thay đổi xuyên suốt công ti của bạn để thích ứng với thay đổi thị trường. Công nghệ có thể giúp cho bạn làm nó ngày càng nhanh hơn và tốt hơn. Email có thể làm thông tin đi tới mọi người thay vì bản ghi nhớ trên giấy; phần mềm trinh sát doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu và tổ chức chúng thành các báo cáo cho các mức quản lí thích hợp; phần mềm kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) có thể giúp cho bạn tự động hoá và quản lí nhiều đơn vị chức năng tốt hơn và nhanh hơn; và phần mềm Quản lí quan hệ khách hàng (CRM) có thể cải tiến tương tác của bạn với khách hàng của bạn v.v. Tất cả những công nghệ này bây giờ là sẵn có cho bạn dùng nhưng trước hết bạn cần người quản lí có kĩ năng công nghệ để quản lí chúng. Đó là lí do tại sao lời khuyên của tôi là thuê công nhân có tri thức trước khi thực hiện bất kì công nghệ nào.
Thích ứng với thay đổi không bao giờ chấm dứt nhưng phải tiếp tục. Nó là cái gì đó mà bạn thường xuyên xem xét và duy trì tập trung để đưa công ti của bạn thành hiệu quả hơn và tăng trưởng. Trong thế giới cạnh tranh này, duy trì đi trước đối thủ cạnh tranh là chìa khoá duy nhất để sống còn và để làm điều đó bạn cần công nhân có kĩ năng công nghệ để tiến tới tương lai.
—English version—
Advice to a company owner
A company owner wrote to me: “You wrote on your blog that “Technology has changed everything.” As it continues to change how do I ensure that my company can adapt fast enough by investing in the right technology? Please advise.”
Answer: In this global competitive environment, the ability to adapt to market change is critical. You cannot afford to stay behind competitors but must quickly gain advantages and grow. Although consultants would often tell you that to adapt to market change you need information technologies and urge you to buy more equipments but my advice is you need to have skilled workers first. Without them technologies mean nothing because it is the people who create, manage, and operate technologies and your success in business depends more on having highly skilled workers than just technology.
Information Technology (Hardware, software) is expensive and if you are not careful, you may waste a lot of money. As company owner, you must select only the technology that can support your business. To do that you need to hire knowledgeable people to help you to develop a vision on how technology can help your business goals. You may need to hire more college graduates who have knowledge of current technology to help you growing your business forward ahead of your competitors. You can find some of them among graduates in Information System Management as they are trained to do that kind of work. Technology is only as good as the people who manage it so you may need to look at certain universities that provide this type of training. A good IT manager knows how to develop IT strategy to support business goals; they can plan, implement, monitor, and asses IT investment results to make sure that they are in alignment with the company’s direction. IT managers will recruit, select, train new workers on IT issues and maintain a secure work environment.
There is a difference between IT manager and a business manager who graduate from business schools. IT managers are trained in technology and business to improve company’s effectiveness and efficiency by define, implement technologies in a company. They will manage IT projects, networks, as well as all software development within your company. They are responsible for IT strategies to deal with cloud computing, mobility, software as a services and issue policies, and procedures to implement them.
Adapting to market changes start with your leadership and direction but it is important that every managers in your company understand and support it. This is not easy as many managers are often afraid of changes that may impact their positions. They would rather stay the same than change. That is why you need to restructure your company into a “Flatter organization” by reducing management levels to encourage collaboration and allows some levels to be responsible for their actions. You must break down the bureaucracy and hierarchy across your company that prevents the sharing of information and decision making that slowdown your company’s productivity and growth. Only by doing that then you can effectively implement changes across your company for adapting to market changes. Technologies can help you to do it quicker and better. Email can get information to everybody instead of paper memos; business intelligence software can collect data and organize them into reports to appropriate management levels; Enterprise Resource Planning (ERP) software can help you to automate and manage many functional units better and faster; and Customer Relationship Management (CRM) software can improve your interaction with your customers etc. All of these technologies are now available for you to use but first you need technology skilled managers to manage them. That is why my advice is to hire knowledgeable workers first before implement any technology.
Adapting to change never end but must continue. It is something that you must constantly consider and stay focus to lead your company to be more efficient and grow. In this competitive world stay ahead of the competitors is the only key to survive and to do that you need technology skilled workers to move toward the future.
