Về lí thuyết, mọi người quản lí dự án đều làm kiểu các nhiệm vụ tương tự dù dó là quản lí một cơ xưởng, một tổ chức, một nhà hàng, hay phát triển phần mềm. Trong thực tế việc thực hiện khác nhau tuỳ theo kiểu công việc. Quản lí một dự án xây dựng không hệt như quản lí dự án phần mềm mặc dầu ở mức cao, có những điểm chung. Về căn bản, quản lí dự án bao gồm bốn nhiệm vụ chính: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, và Kiểm soát.
1) Lập kế hoạch: Mọi dự án đều phải có bản kế hoạch dự án với mục đích rõ ràng. Mục đích dự án cũng phải gióng thẳng với mục đích doanh nghiệp của công ti. Người quản lí dự án phải hỏi: “Làm sao dự án này giúp đạt tới mục đích của công ti”. Không có hiểu biết rõ ràng điều này, dễ dàng bị lẫn lộn và mất kiểm soát về điều bạn đang làm và dự án có thể là việc phí phạm tiền của, tài nguyên và không đem lại ích lợi gì cho công ti.
2) Tổ chức: Người quản lí dự án chịu trách nhiệm quản lí con người và tài nguyên của công ti. Họ phải biết bao nhiêu người được cần cho dự án và sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án. Do đó, người quản lí dự án phải biết cách ước lượng thời gian và tài nguyên được cần cho dự án và tổ chức dự án tương ứng. Nếu dự án không có đủ người hay tài nguyên cần thiết thì nó có thể không được thực hiện đúng và không cái gì sẽ được hoàn thành. Không có một bản kế hoạch được tổ chức tốt với lịch biểu và tài nguyên xác định, các thành viên tổ có thể nghĩ rằng người quản lí không được chuẩn bị, bất tài, và có thể không kính trọng người đó. Dự án không được tổ chức là công thức cho thất bại.
3) Lãnh đạo: Người quản lí dự án phải có khả năng quản lí con người và bảo đảm rằng dự án được hoàn thành đúng thời gian, trong chi phí, và đáp ứng mọi yêu cầu. Các thành viên tổ tuân theo người quản lí dự án vì họ thấy người quản lí dự án là ai đó chỉ đạo họ, động viên họ, hướng dẫn nọ đáp ứng mục đích của công ti. Người quản lí dự án cần biết cái gì động viên cho các thành viên tổ của họ và khuyến khích họ đạt tới mục tiêu của họ. Người quản lí hiệu quả phải gặp gỡ thường xuyên các thành viên tổ để hiểu mối quan tâm, nhu cầu và vấn đề của họ. Việc này xây dựng nên tin cậy và cảm giác tham gia cho tổ. Người quản lí thường quá bận rộn, dành nhiều thời gian trong các cuộc họp và không dành đủ thời gian cùng tổ thường đánh mất sự kính trọng, bị tổ coi chư che giấu sự bất lực của họ trong việc bận rộn và không quản lí.
4) Kiểm soát: Người quản lí dự án phải giám sát hiệu năng của dự án trên cơ sở thời gian để chắc các mục đích được đáp ứng. Chẳng hạn, nếu công ti có mục đích tăng số bán lên 10% đến cuối năm, người quản lí phải kiểm tiến độ hướng tới mục đích này vào cuối từng tháng.
Mọi dự án đều phải có Phát biểu về công việc (SOW), một tài liệu xác định dự án phải làm gì. Bản SOW phải được cập nhật thường xuyên dựa trên những thay đổi từ yêu cầu của khách hàng và dùng như tuyến cơ sở cho dự án. Tuỳ theo kích cỡ và độ phức tạp của dự án, người quản lí phải làm việc với khách hàng để phát triển SOW và làm cho nó được chấp thuận trước khi bắt đầu dự án. Một SOW tốt nói chung chứa các mục sau:
1) Tóm tắt điều hành: Một tổng quan ngắn về mục đích của dự án, bối cảnh của nó, phạm vi của nó và thỉnh thoảng cả kế hoạch dự án mức cao.
2) Mục tiêu: Mô tả rõ ràng mục tiêu của dự án (như dự án gì, tại sao nó được cần, khi nào nó phải được thực hiện v.v.)
3) Mục đích: Mục đích của dự án phải là đo được để cho người quản lí biết liệu họ có đáp ứng các mục tiêu hay không. Mục đích phải có tính hiện thực và đạt tới được với ngày chuyển giao.
4) Phạm vi: Mô tả công việc sẽ được thực hiện cũng như cái gì sẽ không được thực hiện (Lưu ý: Phạm vi là một trong những phần quan trọng nhất của SOW. Do đó, phải rất xác định khi viết nó.)
5) Vật chuyển giao: Danh sách các vật chuyển giao cần được dự án tạo ra. Người quản lí dự án phải mô tả từng vật chuyển giao một cách rõ ràng để cho các thành viên tổ có trách nhiệm cho nó sẽ hiểu rõ nó. Chẳng hạn, tài liệu thiết kế, sơ đồ kiến trúc, sơ đồ luồng công việc; kế hoạch kiểm thử; sản phẩm cuối v.v.
6) Các giả định và rủi ro dự án: Vì có thể có một số vấn đề không được biết tới trong khi người quản lí dự án làm việc trên SOW và họ có thể làm giả định và họ có thể bị rủi ro. Rủi ro điển hình được liên kết với lịch biểu, ước lượng lịch biểu, tài nguyên, ngân quĩ v.v.
7) Khách hàng: Danh sách mọi khách hàng trong dự án.
Người quản lí dự án giỏi phải có khả năng giữ cho các nhân viên được động viên trong toàn thể dự án và đảm bảo rằng mọi sự đều được hoàn thành tương ứng. Trong hầu hết các kiểu dự án, lập kế hoạch là quan trọng bởi vì mọi sự không thay đổi gì mấy một khi dự án bắt đầu nhưng với dự án phần mềm, thay đổi xảy ra liên tục trong toàn thể dự án vì sản phẩm phần mềm là sản phẩm không thấy được hay “sản phẩm bộ não” do đó nó yêu cầu người quản lí dự án phải có nhiều đào tạo hơn, có nhiều kinh nghiệm hơn các dự án khác.
—English version—
Project manager
In theory, all project managers do similar types of tasks whether managing a factory, an organization, a restaurant, or a software development. In reality the implementation differs depend of the type of work. Managing a construction project is not the same a managing software project although at the high level, there are commonalities. Basically, project management consists of four major tasks: Planning, Organizing, Leading, and Controlling.
1) Planning: Every project must have a project plan with a clear goal. Project goal must also be in alignment with the company’s business goals. Project manager must ask: “How does this project help achieve the goals of the company”. Without clearly understand this, it is easy to be confused and lose control of what you are doing and the project could be a waste of money, resources and bring no benefit to the company.
2) Organizing: Project managers are responsible for managing people and resources of the company. They must know how many people are needed for the project and how long will it takes to complete the project. Therefore, project managers must know how to estimate the time and resources needed for the project and organize the project accordingly. If the project does not have enough people or necessary resources then it may not be done correctly and nothing will be accomplished. Without a well organized plan with specified schedule and resources, team members may think that the manager is unprepared, incompetent, and may not respect him. Unorganized project is a formula for failure.
3) Leading: Project managers must be able to manage people and makes sure that projects are completed on time, within costs, and meet all requirements. Team members follow project managers because they see them as someone that direct them, motivates them, guides them, help them meet the company’s goals. Project managers need to know what motivates their team members and encourage them to reach their objectives. Effective managers must meet with team members often to understand their concerns, needs, and issues. This builds trust and a feeling of involvement for the team. Managers who are too busy, spend more time in meetings and not spending time with teams are often lose respect, being considered by the team as hiding their incompetents in being busy and not managing.
4) Controlling: Project managers must monitor the project’s performance on a timely basis to make sure goals are being met. For example, if the company has a goal of increasing sales by 10% by the end of the year, the manager must check the progress toward the goal at the end of each month.
Every project must have a Statement of Works (SOW), a document that specifies what the project must do. The SOW must be updated frequently based on changes from customers’ requests and uses as a baseline for the project. Depending on the size and complexity of the project, the manager must work with customers to develop the SOW and get it approved before starting the project. A good SOW generally contains the following sections:
1) An Executive Summary: A short overview on the purpose of the project, its background, its scope and sometimes a high-level project plan.
2) Objectives: Clearly describes the objectives of the project. (i.e., what is the project, why it is needed, when it must be done etc.)
3) Goals: The project goals must be measurable so manager knows whether you are meeting the objectives or not. The goals have to be realistic and achievable with the date of delivery.
4) Scope: Describe the work that will be done as well as what will not be done (Note: the Scope is one of the most important sections of the SOW. Therefore, be very specific when writing it.)
5) Deliverables: A list of the deliverables to be produced by the project. Project manager must describe each deliverable clearly so team members who are responsible for it will understand it well. For example, design document; architect chart; workflow chart; testing plan; final product etc.
6) Project assumptions and risks: Since there may be some unknown issues while project managers work on the SOW and they make assumptions and they could be risks. Typical risks are associated with schedule, resources estimates; funding etc.
7) Customers: A list of all customers in the project.
A good project manager must be able to keep employees motivated throughout the project and ensure that things are accomplished accordingly. In most types of project, planning is important because things do not change much once the project starts but for software project, changes continue throughout the project because software product is an intangible product or “Brain product” therefore it requires more trainings, more experienced project manager than other projects.
