Trong doanh nghiệp gia đình, người chủ phải quản lí mọi thứ, từ làm sản phẩm tới bán hàng cho khách; từ quảng cáo tới quản lí thu nhập và chi phí. Khi doanh nghiệp gia đình tăng trưởng thành “công ti nhỏ” khối lượng công việc tăng lên và trở thành quá nhiều cho một người hay một gia đình nhỏ giải quyết. Người chủ thường phải thuê công nhân phụ để giúp đỡ. Điều này thường bao gồm việc phân công vai trò và trách nhiệm nào đó cho những người khác và phải bảo đảm họ thực hiện chúng đúng đắn. Vì người chủ biết rõ doanh nghiệp, không có vấn đề với quản lí “công ti nhỏ.”
Khi công ti nhỏ tăng trưởng thành công ti lớn hơn, nó trở nên phức tạp hơn. Người chủ phải tổ chức công ti thành nhiều chức năng, từng chức năng có người quản lí riêng của nó. Việc của người chủ là điều phối mọi hoạt động này cùng nhau để chuyển giao kết quả mong muốn. Chẳng hạn, người quản lí sản xuất phát triển sản phẩm; người quản lí bán chịu trách nhiệm làn việc bán; người quản lí mua sắm mua vật tư cho công ti v.v. Việc của người quản lí là phải chắc rằng công nhân được đào tạo đúng và thực hiện công việc đúng. Khi công ti trở nên ngày càng lớn hơn và phức tạp hơn, người chủ thường phải thuê những người quản lí chuyên nghiệp để quản lí toàn thể doanh nghiệp. Giám đốc điều hành (CEO) là người được thuê để lãnh đạo cấp bậc quản lí với nhiều mức những người quản lí bên dưới. Khi kích cỡ của công ti tiếp tục tăng trưởng lớn hơn, người quản lí phải chia sẻ thông tin, ra quyết định và thường biến thành hệ thống quan liêu với nhiều người quản lí thường xuyên bận rộn trong họp hành thay vì quản lí và công ti trở thành không hiệu quả với nhiều hoạt động lãng phí và lợi nhuận thấp hơn.
Với tiến bộ của công nghệ thông tin, phần mềm được tạo ra để tự động hoá việc chia sẻ thông tin và giảm lãng phí. Ứng dụng phần mềm thu thập dữ liệu công ti, phân tích chúng, và xây dựng các báo cáo cho từng mức quản lí để cho họ có thể ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Có hàng nghìn ứng dụng doanh nghiệp chạy từ trang tính kế toán đơn giản như Excel tới các ứng dụng phức tạp như xử lí phân tích trực tuyến (OLAP) và bảng điều khiển số thức để giúp cho cấp quản lí kiểm điểm dữ liệu và ra quyết định. Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, hệ cơ sở dữ liệu được phát triển để lưu giữ, cập nhật, và truy lục dữ liệu một cách nhanh chóng. Có những ứng dụng để quản lí quan hệ khách hàng cũng như quản lí nhà cung cấp để đảm bảo hiệu quả và lợi nhuận tối đa. Với tự động hoá các qui trình doanh nghiệp, các công ti có thể tăng trưởng nhanh chóng, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên nó cũng yêu cầu những người quản lí phải có tri thức và kĩ năng trong việc dùng các công cụ phần mềm đó để quản lí công ti được tốt hơn. Đào tạo người quản lí đang dịch chuyển nhiều hơn sang phát triển tri thức về hệ thông tin thay vì chỉ là quản lí doanh nghiệp. Thay vì dành nhiều giờ vào tính toán con số, người quản lí có thể dùng phần mềm kế toán để có được kết quả họ cần trong vài phút. Thay vì theo dõi dữ liệu từ bán và chi phí để tính lợi nhuận, người quản lí có thể dùng phần mềm tài chính để tự động cập nhật vận hành doanh nghiệp và cho đích xác số lợi nhuận bất kì lúc nào họ muốn. Phần mềm này có thể thu thập dữ liệu thị trường, dữ liệu của nhà cung cấp, và dữ liệu của khách hàng để cho người quản lí một dự báo về việc làm giá và đặt giá tốt nhất có thể để làm cực đại lợi nhuận. Vì công cụ phần mềm đang ngày một phức tạp và vững chãi hơn, người quản lí phải học dùng chúng để tận dụng ưu thế của chúng và điều chỉnh nhanh chóng theo nhịp của doanh nghiệp.
Khi công ti lớn tiếp tục bành trướng và trở thành công ti toàn cầu, nó có thể vận hành từ nhiều vị trí và nhiều nước. Cấu trúc của công ti toàn cầu trở nên phức tạp hơn nhiều với nhiều đơn vị chức năng và người quản lí. Vai trò của người quản lí cũng biến thiên tuỳ vào liệu đó là người quản lí điều hành chịu trách nhiệm ra quyết định ở một nước đặc thù, hay người quản lí chức năng hội tụ vào một chức năng đặc biệt như tiếp thị, sản xuất, chế tạo hay tài nguyên nhân lực. Các công cụ phần mềm hỗ trợ cho doanh nghiệp toàn cầu cũng đang tăng trưởng phức tạp hơn để hỗ trợ cho mọi chức năng này. Phần mềm trinh sát doanh nghiệp được dùng để thu thập dữ liệu trong thời gian thực, phân tích nhanh chóng, gửi báo cáo cho mọi mức quản lí trên cơ sở hàng giờ thay vì hàng ngày hay hàng tuần. Trong công ti toàn cầu, tri thức theo chủ đề trở thành quan trọng hơn cho thành công và những người quản lí phải có tri thức tốt về những công cụ hỗ trợ này. Người quản lí phải dùng những công cụ này để đảm bảo rằng hiệu năng thực tại là thẳng hàng với kế hoạch của công ti. Để làm điều này, họ phải đặt mục đích và cột mốc cho mọi thứ. Họ phải đo hiệu năng và rồi kiểm lại theo mục đích và cột mốc bằng việc dùng phần mềm công ti kinh doanh cho kiểm soát quản lí. Cách đo và độ đo được tự động đặt và dữ liệu được thu thập ở mọi mức từ cơ xưởng tới bán hàng để đạt tới mục đích của công ti. Hệ thông tin càng được dùng nhiều, họ càng có thể đạt tới lợi nhuận cao hơn, tốt hơn, nhanh hơn, điều cho họ nhiều ưu thế hơn những đối thủ cạnh tranh khác.
Doanh nghiệp toàn cầu đang vận hành trong môi trường năng động cao. Cạnh tranh yêu cầu nhiều thay đổi và điều chỉnh mọi lúc cho nên việc quản lí thay đổi trở thành kĩ năng then chốt của người quản lí toàn cầu. Các kế hoạch doanh nghiệp phải bao quát các thay đổi trong hoàn cảnh thị trường, trong ưa chuộng của khách hàng và trong năng lực cung cấp. Khối lượng bán có thể thay đổi nhanh, hoặc lên hoặc xuống, và người quản lí sản xuất và mua sắm phải sửa lại bản kế hoạch gốc để gióng thẳng với những thay đổi này. Cách duy nhất để làm nó nhanh chóng và hiệu quả là dùng công cụ phần mềm để cập nhật và dự báo. Vì người quản lí toàn cầu phải giải quyết với mọi thay đổi này và nhiều bất định nên họ cần nhiều công cụ phần mềm để hỗ trợ cho họ trong việc ra quyết định đúng. Bản chất không dự báo được của công việc quản lí yêu cầu mức độ kĩ năng quản lí thời gian cũng như công cụ phần mềm tốt hơn để giải quyết cho tình huống. Giữ các mục đích trong việc nhìn giữa mọi sức ép và lẫn lộn là nhiệm vụ quản lí mấu chốt.
Đó là lí do tại sao trong vài năm qua, Quản lí hệ thông tin (ISM) đã trở thành “MBA” mới của thế kỉ 21 vì mọi công ti, dù lớn hay nhỏ, đều cần có nhiều người quản lí doanh nghiệp hơn với các kĩ năng và tri thức về công nghệ thông tin.
—-English version—-
Management in the 21st century
In a family business, the owner has to manage everything, from making products to selling to customers; from advertising to managing revenues and costs. As the family business grows to a “small company” the amounts of work increases and becomes too much for one person or a small family to deal with. The owner often has to hire additional workers to help. This often involves assigning certain roles and responsibilities to others and make sure they execute them properly. Since the owner knows the business well, there is no problem with managing a “small company”.
As the small company grows to a larger company, it becomes more complex. The owner must organize the company into several functions, each with its own managers. The job of the owner is to coordinate all these functions together to deliver the desired results. For example, production managers develop products; sales managers are responsible of making sale; procurement managers purchase materials for the company etc. The job of managers is to make sure that workers are properly trained and carry out the works properly. As the company is getting larger and more complex, the owner often has to hire professional managers to manage the entire business. The Chief Executive Officer (CEO) is the person who is hired to lead the managerial hierarchy with several levels of managers below. As the size of the company continue to grow bigger, managers have to share information, make decisions and it often turns into a “bureaucracy” system with managers often busy in meetings instead of managing and the company is becoming inefficient with a lot of wasteful activities and lower profits.
With the advancement of information technology, software is created to automate the sharing of information and reduce wastes. Software applications collect business data, analyze them, and develop reports to each level of management so they can make decision quickly and efficiently. There are thousands of business applications ranging from simple accounting spreadsheets such as Excel to sophisticated applications such as Online Analytical processing (OLAP) and Digital Dashboards to help management review data and make decisions. As the amount of data increases, database systems are developed to store, update, and retrieve data quickly. There are applications to manage customer relationships as well as manage supplies to ensure maximum efficiency and profits. With the automation of business processes, companies can grow quickly, faster and more efficiency. However it also requires managers to have knowledge and skills in using such software tools to better manage the company. The trainings of managers are shifting more to develop knowledge of information system instead of just business management. Instead of spending hours in calculation numbers, managers can use accounting software to get the results they need in minutes. Instead of tracking data from sales and costs to calculate profits, managers can use finance software to automatically update business operation and give exactly the profits whenever they want. The software can collect market data, supplier’s data, and customer’s data to give managers a forecast of pricing and set the best prices possible to maximize profits. As software tools are getting more sophisticated and robust, managers must learn to use them to their advantage and adjust quickly to the pace of the business.
As large company continue to expands and become a global company, it can operate from many locations and countries. The global company’s structure becomes much more complex with more functioning units and managers. The manager roles also vary depending on whether it is an executive manager responsible for making decisions in a particular country, or a functional manager focusing on a specific function such as marketing, production, manufacturing or human resources. Software tools that support the global business are also growing more sophisticated to support all of these functions. Business intelligent software are used to collect data in real time, analyze quickly, send reports to all levels of management on hourly basis instead of daily or weekly. In global company, subject expertise becomes more important to succeed and managers must have good knowledge of these supporting tools. Managers must use these tools to ensure that actual performance is in line with the company plans. To do this, they must set goals and milestones for everything. They must measure performance and then checked against the goals and milestones using business enterprise software for management control. Measurements and metrics are automatically set and data are collected at all levels from factory to sales to the achievement of company’s goals. The more information systems are used, the faster, better and higher profits they could achieved which give them more advantages than other competitors.
Global businesses are operating in a highly dynamic environment. Competition requires many changes and adjustments all the time so managing changes is becoming the key skills of global managers. Business plans have to cope with changes in market conditions, in customer preferences and in supply capabilities. Sales volume can change fast, either up or down, and production and purchasing managers have to revise their original plans to be in line with these changes. The only way to do it quickly and efficiently is using software tools to update and forecast. Since global managers have to cope with all these changes and many uncertainties they need more software tools to support them in making the right decision. The unpredictable nature of managerial work requires a high level of time-management skills as well as better software tools to handle the situation. Keeping goals in sight in the midst of all the pressures and confusions is the critical managerial task.
That is why in the past few years, Information System Management (ISM) has become the new “MBA” of the 21st century as every company, large and small, needs to have more business managers with information technology knowledge and skills.
