Một người quản lí viết cho tôi: “Tôi làm việc cho một công ti lớn, công ti chúng tôi cần thay đổi để đáp ứng nhu cầu thị trường và duy trì cạnh tranh trong thị trường toàn cầu này nhưng mọi lúc chúng tôi cố thay đổi hay cải tiến cái gì đó, chúng tôi đều thất bại. Làm sao chúng tôi có thể làm cho thay đổi xảy ra. Xin thầy giúp.”
Đáp: Là người quản lí, bạn cần biết điều gì ngăn cản công ti bạn khỏi việc cải tiến. Rào chắn nào công ti bạn đang gặp phải? Tại sao chúng tồn tại? Và làm sao loại bỏ chúng. Bạn cần hiểu rằng thay đổi là KHÔNG dễ bởi vì phần lớn mọi người đều sợ thay đổi. Họ không biết cái gì sẽ xảy ra cho họ khi thay đổi xảy ra cho nên họ chống lại. Không có hiểu rõ ràng về thay đổi và tác động của nó, mọi người sẽ không làm gì về nó. Điển hình, người quản lí đi họp để thảo luận về thay đổi nhưng không ai sẽ ra quyết định nào, một số người thậm chí còn ưa thích trì hoãn lâu nhất có thể được, bất kì cái gì ra ngoài điều bình thường đều là rủi ro cho nên họ thà đợi còn hơn, điều này là để những thay đổi quan trọng không được thực hiện. Thái độ của phần lớn những người quản lí là chờ đợi và không tham gia bởi vì nếu cái gì đó xảy ra việc làm của họ có thể bị hại cho nên giải pháp tốt nhất là không làm gì cả. Theo bản chất mọi người né tránh tranh cãi, cho nên khi có bất đồng giữa những người quản lí, các quyết định thường không được đưa ra và mọi sự sẽ duy trì như cũ.
Phần lớn các công ti lớn đều có nhiều nhóm, từng nhóm làm việc riêng của họ. Tuy nhiên thay đổi yêu cầu cộng tác chặt chẽ giữa các nhóm này cho hiệu quả. Nếu một số trong họ không tham gia, thay đổi sẽ không xảy ra. Một số người quản lí chủ định ngăn cản thay đổi được thực hiện bởi vì họ có thể không muốn mất kiểm soát nhóm của họ. Họ chống lại thay đổi vì sợ rằng điều đó có thể ảnh hưởng xấu tới họ. Về căn bản, rất khó thay đổi các qui trình hiện tại cho dù chúng lỗi thời hay thậm chí bị phá vỡ vì thói quen cũ là khó đổi. Mọi người thường làm mọi sự theo cách nào đó và điều đó đã làm cho họ thành công, yêu cầu họ thay đổi là gần như không thể được vì không ai biết điều gì có thể xảy ra cho họ. Công ti càng lớn, càng khó thay đổi và lịch sử đầy những câu chuyện như vậy. Đó là lí do tại sao các công ti nhỏ hơn và năng nổ hơn đang nhanh chóng chuyển sang nắm bắt thị trường khi các công ti lớn thường không làm được và bị phá sản.
Thay đổi phải bắt đầu ở đỉnh của công ti, người chủ hay người điều hành phải muốn thay đổi và tự mình quản lí thay đổi, nếu không thì không cái gì sẽ xảy ra. Người chủ phải cho phương hướng rõ ràng để mọi người quản lí và đích thân quản lí mọi thay đổi; nếu không nó sẽ chỉ là việc nói mà không làm. Người chủ phải có hành động và loại bỏ mọi rào chắn, kể cả những người chống lại thay đổi bởi vì thay đổi là việc quản lí, công nhân sẽ tuân theo bất kì cái gì người quản lí ra lệnh cho nên làm cho mọi sự xảy ra, chính người chủ hay người điều hành phải có hành động.
—English version—
Change and barries to change
A manager wrote to me: “I work for a large company, our company need to change to meet market demand and stay competitive in this global market but every time we tried to change or improve something, we failed. How can we make change happens? Please help.”
Answer: As a manager, you need to know what has prevented your company from improvement. What barriers your company has? Why they exist? And how to remove them. You need to understand that change is NOT easy because most people are afraid of change. They do not know what will happen to them when change happens so they resist. Without a clear understand about the change and its impact, people will not do anything about it. Typically, managers go to meetings to discuss about change but no one will make any decision, some even prefer to procrastinate as long as possible, anything out of the ordinary is risky so they rather wait, which leave important changes not done. The attitude of most managers is waiting and not participating because if something happen their job may be damage so the best solution is not doing anything. People by nature, avoid controversy, so when there is disagreement among managers, decisions are usually not made and things will stay the same.
Most large companies have many groups, each do their own thing. However change requires closely cooperation among these groups for efficiency. If some of them do not participate, change will not happen. Some managers deliberately prevent changes from being made because they may not want to lose control of their group. They resist change for fear that it may reflect badly on them. Basically, it is very difficult to change existing processes even they are obsolete or even broken as old habit is difficult to change. People are used to do things in a certain way and that have made them success, asking them to change is almost impossible because nobody know what may happen to them. The larger the company, the more difficult to change and history is full of story like that. That is why smaller and aggressive companies are moving quickly to capture the market when large companies are often fail and go bankrupt.
Change must start at the top of the company, the owners or executives must want to change and manage the change themselves, else than nothing will happen. The owners must give clear direction to every manager and personally manage all changes; else it is just talk and no action. Owners must take action and remove any barriers, including people who resist the change because change is a management job, workers will follow whatever managers order so to make thing happen, it is the owners or the executives must take action.
