Quản lí hệ thông tin (ISM) có thể được định nghĩa là việc quản lí hệ thống máy tính xử lí dữ liệu của tổ chức và phát sinh thông tin có nghĩa giúp cho người quản lí ra quyết định. Trước khi phát triển máy tính, những người doanh nghiệp phải viết ra mọi giao tác trên giấy; viết lại chúng trong sổ cái cho mục đích kế toán rồi chuyển sang sổ ghi kho để ghi lại các bản ghi và việc mua sắm tương lai. Những dữ liệu này phải được xử lí và phân tích thành thông tin hữu dụng và được làm tài liệu thành các báo cáo cho người quản lí. Hệ thống thủ công như vậy tốn nhiều tuần và dễ phạm sai lầm ở nhiều điểm khác nhau. Tuy nhiên, với máy tính, mọi thứ có thể được xử lí, phân tích và phát sinh báo cáo trong vài giờ.
Ngày nay hệ thông tin đã trở thành công cụ mạnh cho mọi doanh nghiệp lớn và nhỏ. Khó hình dung được rằng doanh nghiệp nào có thể vận hành mà không có mức độ tự động hoá nào đó. Hệ thông tin điển hình bao gồm phần cứng, phần mềm, được kết nối tới người dùng bởi mạng và được quản lí bởi những người chuyên nghiệp công nghệ. Phần cứng hay hệ thống máy tính xử lí dữ liệu doanh nghiệp được chỉ đạo bởi phần mềm hay chương trình ứng dụng. Chương trình hướng dẫn máy tính thu thập, phân tích, và tổ chức dữ liệu thành nhiều kiểu báo cáo. Những người quản lí khác nhau nhận dữ liệu đã được phân tích theo các cách khác nhau để đáp ứng cho yêu cầu của vai trò và trách nhiệm của họ. Ngày nay với công nghệ tính toán và truyền thông, hệ thông tin của công ti toàn cầu có thể nắm bắt và xử lí dữ liệu từ trên khắp thế giới và phát sinh ra báo cáo cho gần như mọi thứ mà cấp quản lí cần để ra quyết định.
Hệ thông tin cần công nhân với các kĩ năng khác nhau để vận hành nó một cách hiệu quả. Chẳng hạn, Người phát triển phần mềm viết chương trình thu thập dữ liệu doanh nghiệp và lưu chúng vào trong cơ sở dữ liệu. Người quản trị cơ sở dữ liệu định nghĩa cấu trúc của dữ liệu cần được lưu giữ, tổ chức, trích rút, và cập nhật vào trong cơ sở dữ liệu. Họ tổ chức những dữ liệu này thành các loại báo cáo khác nhau để đáp ứng các yêu cầu nào đó do người dùng đặt ra. Người phân tích hệ thống kiểm điểm các báo cáo này, phân tích nội dung và trích rút chúng thành thông tin hữu dụng cho người quản lí ra quyết định. Người phân tích doanh nghiệp kiểm điểm các báo cáo này để kiểm xem hiệu năng thực tế có đáp ứng cho mục đích kinh doanh của công ti không hay liệu mục tiêu dự án nào đó có thể được đạt tới hay không. Họ cũng nhận diện các khu vực vấn đề mà có thể cần được nghiên cứu chi tiết thêm, hay các hành động sửa chữa ngay lập tức có thể được tiến hành. Các chuyên viên Trinh sát doanh nghiệp phân tích cả các báo cáo nội bộ và tin thị trường bên ngoài để nhận diện các hình mẫu không dự kiến trước, các vấn đề và xu hướng mà có thể cho cấp quản lí ưu thế kinh doanh nào đó. Họ tổ chức những dữ liệu này thành các dạng thức dễ hiểu được gọi là Bảng điều khiển điều hành để trình bày bức tranh toàn bộ về hiện trạng của doanh nghiệp cho người quản lí cấp cao nhất. Những báo cáo của bảng điều khiển này cũng chứa thông tin thị trường đặc biệt và dữ liệu công nghiệp có giới hạn để giúp cho người quản lí cao nhất nhìn vào nhữn xu hướng thị trường đang nổi lên.
Bằng việc có Hệ thông tin, người quản lí bao giờ cũng có các báo cáo với trạng thái được cập nhật cũng như thông tin về các khu vực vấn đề. Trong thế giới thay đổi nhanh chóng này, mọi mức quản lí đều cần thông tin để ra quyết định vì tốc độ là qui tắc của thị trường cạnh tranh này. Với công nghệ mạng tiên tiến, một số Hệ thông tin được biến đổi thành hệ Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp Enterprise Resource Planning (ERP) giúp cho các công ti toàn cầu quản lí vận hành của họ từ nhiều vị trí trải khắp thế giới.
—English version—
Overview on an Information System
Information System Management (ISM) can be defined as the managing of a computer system that processes data of an organization and generates meaningful information that helps managers to make decisions. Before the development of computer, business people had to write every transaction on a piece of paper; rewrote them into a ledger for accounting purpose then transferred to inventory notebooks for record keeping and future purchase. These data had to be processed and analyzed into useful information and documented into reports to managers. Such a manual system often took several weeks and it is easy to make mistakes at different points. However, with computers, everything could be processed, analyzed, and generate reports in a matter of hours.
Today information system has become a powerful tool for every large and small business. It is difficult to imagine that any business can operate without some degrees of automation. Typical information systems consist of hardware, software, connected to users by a network and managed by technology professionals. Hardware or the computer system processes business data as directed by software or the application programs. The program instructs the computer to collect, analyze, and organize data into several types of reports. Different managers get the data analyzed in different ways to meet their roles and responsibility requirements. Today with computing technology and telecommunication, a global company’s information system can capture and process data from all over the world and generate reports for almost everything management needs to make decision.
Information System needs workers with different skill levels to operate it efficiently. For example, Software Developers write programs that collect business data and store them into the databases. Database Administrators define the structure of the data to be stored, organized, extracted, and updated in the database. They organize these data into different kinds of reports to meet certain requirements set by users. The System Analysts review these reports, analyze the contents and extract them into useful information for managers to make decision. The Business Analysts review these reports to check whether actual performance is meeting the company’s business goals or whether certain project targets are likely to be achieved or not. They also identify problem areas that may need to be investigated in further detail, or immediate remedial actions can be taken. The Business Intelligent specialists analyze both internal reports and external market news to identify unexpected patterns, problems and trends that may give management certain business advantages. They organize these data into easily understood formats called Executive Dashboard to present a total picture of the current state of the business to top managers. These dashboard reports also contain special market information and limited industry data to help top managers look on emerging market trends.
By having Information Systems, managers always have up-to-date status reports as well as information about problem areas. In this fast changing world, every level of management needs certain information to make decision as speed is the rule of this competitive market. With advanced network technology, some Information Systems has been transformed into the Enterprise Resource Planning (ERP) systems that help global companies manage their operations from many locations that spread all over the world.
