Người quản lí dự án thiếu kinh nghiệm tin rằng họ phải chịu trách nhiệm về mọi thứ và ra mọi quyết định về dự án. Điều đó là không đúng. Người quản lí dự án có kinh nghiệm thường thành công vì họ biết cách uỷ quyền. Không may ít đào tạo về quản lí dự án thậm chí nhắc tới uỷ quyền. Uỷ quyền không có nghĩa là bạn mất kiểm soát dự án nhưng nó là việc phân công trách nhiệm về một số nhiệm vụ cho người có phẩm chất khác, người làm việc cho bạn trong dự án.
Khi bạn uỷ quyền, điều quan trọng là bạn giải thích rõ ràng, cách bạn muốn nó được thực hiện cũng như kết quả mong đợi để cho cho người được phân công hiểu cái gì được mong đợi. Bạn cần xác định vai trò và trách nhiệm của người được phân công để cho sẽ không có lẫn lộn hay diễn giải nhầm nào về thẩm quyền. Chẳng hạn, bạn có thể nói: “Công việc của bạn là phải chắc rằng nhiệm vụ này được hoàn thành đúng thời gian. Bạn có thể ra mọi quyết định để làm cho nó được thực hiện, ngoại trừ về ngân sách, bất kì cái gì liên quan tới tiền bạc, bạn phải tới gặp tôi.” Khi bạn uỷ quyền một số nhiệm vụ cho người khác, bạn có thể hội tụ vào các nhiệm vụ quan trọng trong dự án và chắc rằng dự án sẽ thành công.
Uỷ quyền là về tin cậy, bạn tin cậy ai đó có thể làm điều đó cho bạn và bạn tin họ có thể làm nó tốt. Nhiều người quản lí sợ trao nhiệm vụ cho ai đó người có thể không đáp ứng được mong đợi của họ vì họ là những “người cầu toàn.” Một số người nghĩ họ là người duy nhất có thể làm được nó hay họ sợ mất kiểm soát. Vấn đề là nếu mọi người biết rằng bạn không tin cậy họ làm một việc tốt theo cách riêng của họ thì họ cứ đợi bạn làm mọi công việc. Khi nhiều công việc kéo tới, bạn bị tràn ngập, và đến cuối bạn sẽ thất bại. Không có uỷ quyền, nhiều thứ sẽ bị trì trệ vì không ai sẽ bước ra làm cái gì, và một số cơ hội sẽ bị mất.
Phần lớn mọi người thích hữu dụng và năng suất, họ muốn thách thức và nhiều trách nhiệm hơn và nếu họ không có được điều họ muốn, một số người có thể bỏ dự án. Khi mọi người biết rằng họ có cơ hội để học kĩ năng mới, để nhận trách nhiệm mới, họ sẽ được động viên làm việc tốt. Bằng việc cho họ cơ hội, điều đó nghĩa là bạn tin cậy họ, bạn muốn họ học và trưởng thành nghề nghiệp của họ, và điều đó cũng có nghĩa là bạn là người quản lí họ muốn làm việc cho.
—-English version—-
Delegation
Inexperienced project managers believe that they must be in charge of everything and make every decision on the project. That is not correct. Experienced project managers succeed because they know how to delegate. Unfortunately few project management trainings even mention delegation. Delegation does not mean you lose control of the project but it is the assignment of responsibility of some tasks to another qualified person who works for you in the project.
When you delegate, it is important that you clearly explain the task, how you wants it to be done as well as the expected results so that the assigned person understands what is expected. You need to define the roles and responsibilities of the assigned person so there will not be any confusion or misinterpretation of authority. For example you can say: “Your job is to make sure that this task is completed on time. You can make all decisions to get it done, except on the budget, anything to do with money, you should come to me.” When you delegate some tasks to other peoples, you can focus on important tasks in the project and make sure that the project will be successful.
Delegation is about trust, you trust someone who can do it for you and you believe they can do it well. Many managers are afraid of giving tasks to somebody who may not meet their expectations since they are “perfectionists”. Some think they are the only one who can do it or are afraid of losing control. The issue is if people know that you do not trust them to do a good job on their own then they just wait for you to do all the works. As more works are coming in, you are overwhelmed, and in the end you will fail. Without delegation, many things will be stagnated since nobody would step forward to do anything, and some opportunities will be lost.
Most people like to be useful and productive, they want challenge and more responsibilities and if they do not get what they want, some may leave the project. When people know that they have opportunities to learn new skills, to take on new responsibilities, they will be more motivated to do a good job. By giving them the chance, it means you trust them, you want them to learn and grow their careers, and it also means you are managers that they want to work for.
